업무자동화 실전사례 이메일 템플릿 50개를 혼자 만든 과정

콜드메일 한 업종 만드는 데 반나절이 걸립니다

B2B 영업을 해본 분이라면 아실 겁니다. 이메일은 여전히 가장 강력한 영업 채널입니다.

문제는 이메일을 제대로 만들려면 시간이 너무 많이 걸린다는 겁니다. 업종마다 페인포인트가 다르고, 톤도 달라야 하고, 시퀀스도 짜야 합니다. 1차 메일만 쓰는 게 아니라 2차 리마인드, 3차 대안 제시, 4차 고민 해소까지 설계해야 하거든요. 한 업종당 제대로 만들면 반나절은 걸립니다.

저는 자사 SaaS 서비스 영업을 위해 업종별 콜드메일 시퀀스가 필요했습니다. 아웃소싱, SaaS솔루션, HR채용대행, 물류, 프랜차이즈, 회계세무 등 타겟 업종만 28개였습니다. 28개 업종을 반나절씩 잡으면 14일입니다.

이 문제를 업무자동화로 해결한 과정을 공유합니다.

2차 메일부터 막히는 이유

콜드메일을 직접 써본 분은 공감하실 겁니다. 1차 메일은 그럭저럭 쓸 수 있습니다. 자기소개하고, 우리 서비스 장점 나열하고, 미팅 제안하면 됩니다.

그런데 2차부터 막힙니다.

1차에서 답이 없었는데 2차에서 같은 말을 반복하면 스팸이 됩니다. 새로운 각도로 접근해야 하는데, 그 각도를 찾기가 어렵습니다. 3차는 더 힘듭니다. 두 번이나 무시당한 상태에서 어떤 톤으로 써야 할지 감이 안 잡힙니다. 너무 가벼우면 불성실해 보이고, 너무 정중하면 1차랑 다를 게 없습니다.

이걸 28개 업종에 대해 3~5차씩 만들어야 한다고 생각해 보세요. 사람이 손으로 하기엔 현실적으로 불가능에 가까운 양이었습니다.

스킬 3개를 만들고 파이프라인으로 연결했습니다

저는 이 문제를 업무자동화로 풀기로 했습니다. 재사용 가능한 자동화 구조를 만들었습니다.

클로드 코드로 스킬을 만들어서 반복되는 작업의 규칙과 구조를 미리 정의해두면, 입력값만 바꿔서 일관된 결과를 뽑아낼 수 있습니다. 저는 이메일 제작 과정을 분석해서 스킬 3개를 만들었고, 이 스킬들을 순서대로 연결해서 하나의 파이프라인을 구성했습니다.

이제 각 스킬을 하나씩 설명드리겠습니다.

스킬 1 — 이메일 시퀀스 생성

첫 번째 스킬은 업종명만 입력하면 3~5차 콜드메일 시퀀스를 자동으로 생성하는 스킬입니다. 이 스킬을 설계할 때 가장 공을 들인 건 차수별 규칙이었습니다.

차수별 목적을 미리 정의했습니다. 1차는 첫 접근, 2차는 리마인드, 3차는 대안 제시, 4차는 고민 해소, 5차는 마지막 연락. 각 차수마다 달성해야 하는 목적이 다르고, 그에 맞는 톤도 설계해놨습니다. 1차는 정중하고 따뜻하게, 차수가 올라갈수록 가볍고 담백하게 변하는 구조입니다.

업종과 원하는 차수를 입력하면 이메일 제목과 본문이 시퀀스별로 자동 생성되고 업종명.md 파일로 저장됩니다. 이 스킬 하나로 28개 업종의 콜드메일 텍스트를 전부 생성했습니다.

스킬 2 — 이메일 디자인 생성

두 번째 스킬은 1번 스킬이 생성한 md 파일을 읽어서 HTML 디자인을 입히는 스킬입니다.

디자인 구조도 스킬에 정의되어 있습니다. 배경색이 있는 전체 래퍼, 600px 너비의 메인 컨테이너, 그라데이션 헤더, 본문 영역, 발신자 정보 푸터. 이 5단 레이아웃 위에 업종별 테마 컬러를 입히면 깔끔한 이메일이 완성됩니다.

모든 스타일은 인라인 CSS로 작성됩니다. 이메일 클라이언트마다 CSS 지원 범위가 달라서 외부 스타일시트를 쓰면 깨지는 경우가 많습니다. Gmail, Outlook, 네이버 메일 어디서 열어도 동일하게 보이려면 인라인 CSS가 필수입니다. 이 규칙도 스킬에 녹여놨습니다. 심플카드형, 그라데이션형, 다크모드형 등 다양한 스타일을 준비했습니다.

스킬 3 — DB 입력용 변환

세 번째 스킬은 2번 스킬이 만든 디자인 템플릿을 실제 시스템의 DB에 넣을 수 있는 형태로 변환하는 스킬입니다. 아무리 예쁘게 만들어놔도 실무에서 바로 쓸 수 없으면 의미가 없습니다.

이 스킬은 스크립트를 실행해서 마크다운 파일에서 시퀀스별 제목과 HTML 본문을 파싱하고, DB에 넣을 수 있는 쿼리 형태로 변환합니다. 여러 업종의 결과물 파일을 한번의 실행으로 SQL문서로 만들어줬고 저는 이 문서를 그저 한번 실행하면 DB 입력이 끝났습니다.

파이프라인으로 연결하니까 진짜 업무자동화가 됩니다

스킬 3개를 각각 따로 실행해도 되지만, 진짜 위력은 파이프라인으로 연결했을 때 나옵니다.

업종명 하나를 입력하면 1번 스킬이 텍스트 시퀀스를 생성하고, 그 결과물을 2번 스킬이 읽어서 디자인을 입히고, 그 결과물을 3번 스킬이 DB 입력용으로 변환합니다. 사람이 중간에 개입할 필요가 없습니다. 입력 한 번이면 시퀀스 생성부터 디자인 적용, 시스템 연동 준비까지 한 번에 끝납니다.

입력값만 바꿔서 동일한 품질의 결과물을 무한히 재생산할 수 있습니다.

결과 1시간 만에 50개가 넘는 템플릿 완성

최종 결과를 정리하면 이렇습니다.

28개 업종에 대해 각 3~5차 이메일 시퀀스 템플릿을 생성했고, 디자인을 입힌 여러 스타일의 알림메일 템플릿도 생성했습니다. 파이프라인으로 업무자동화한 결과, 업종당 몇 분이면 끝났습니다. 28개 업종 전체를 하루 안에 완성할 수 있었습니다.

물론 자동 생성된 결과물을 그대로 쓴 건 아닙니다. 업종별로 페인포인트가 정확한지, 가치제안이 실제로 맞는지, 톤이 자연스러운지 검토하고 일부 수정했습니다. 하지만 0에서 시작하는 것과 80%가 완성된 상태에서 20%만 다듬는 건 완전히 다른 일입니다.

로컬 스킬을 서비스로 확장할 수 있습니다

여기서 끝이 아닙니다. 로컬에서 스킬로 자동화하고 퀄리티가 안정화되면, 그 스킬을 서버 에이전트에 탑재해서 채팅형 서비스로 만들 수 있습니다. 저도 이 스킬들을 서버에 이식해서 채팅으로 이메일 시퀀스를 자동 생성해주는 서비스로 확장했습니다.

현재 운영 중인 3개의 SaaS 모두 에이전트 서비스를 탑재하는 데 성공했습니다. 이 이야기는 다음에 좀 더 자세하게 다뤄보겠습니다.